DOKUMEN DAN
DOKUMENTASI
Sekilas tentang
Dokumen, Dokumentasi dan Latar-Belakangnya
Istilah dokumen (document) berasal dari docere (kata
kerja, Latin) yang berarti mengajar, memperlihatkan atau menunjukkan .
Robert Coles, pendiri Center of DocumentaryStudies
pada Universitas Duke dan penyandang James AgeeProfessor of Social Ethics di
Universitas Harvard, dalam karyanya berjudul DoingDocumentaryWork menjelaskan
bahwa kata docere atau mengajar, pada awalnya digunakan untuk mendeskripsikan
sesuatu yang menawarkan petunjuk (clues) atau bukti (evidence). Petunjuk atau
bukti ini bisa berupa secarik kertas dengan kata-kata yang mengukuhkan
pembuktian tersebut.
Widodo H. Wijoyo, seorang staf pengajar ilmu
perpustakaan dari UNS mempunyai pendapat sedikit berbeda tentang
asal-usul istilah ini, menurutnya istilah dokumen berasal dari kata documentum
(Latin). Sebagai kata kerja documentum berarti: menyediakan dokumen,
membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen; sementara sebagai kata benda
documentum berarti: wahana informasi, data yang terekam atau dimuat dalam
wahana tersebut beserta maknanya yang digunakan untuk belajar, kesaksian,
penelitian, rekreasi, dan sebaginya.
Menurut Coles dewasa ini foto atau rekaman audio atau
video juga telah dikualifikasikan sebagai dokumen. Menurutnya pada awal abad
ke-18 (tahun 1711), kata dokumen mendapatkan pengertian yang jauh lebih aktif;
dokumen dimengerti sebagai sebuah kata kerja yang artinya mencakup tindak
melengkapi pembuktian tersebut. Pada gilirannya—sebagaimana yang terjadi pada
kata bendanya—cakupan aktivitas tersebut meluas: pertama-tama sebagai sesuatu
yang didokumentasikan dengan kata-kata pada secarik kertas; belakangan sebagai
sesuatu didokumentasikan secara fotografis maupun video/filem. Yang tak kalah
menariknya, kata kerja ini akan dipergunakan dengan cara seperti ini juga:
“mengkonstruksi atau memproduksi (sebagaimana dalam filem layar lebar atau
novel) situasi atau peristiwa-peristiwa yang otentik”, atau “memotret secara realistik”.
Di titik ini kehidupan kreatif dan imajinatif diwarnai
dengan kata-kata ‘otentik’ atau ‘realistik’, yang secara potensial sebenarya
tidak kurang subyektif atau kompleksnya. Dengan demikian sebuah lintasan cukup
panjang telah dijejahi dari pengertian awal kerja-kerja pendokumentasian yang
berhubungan dengan kertas (catatan persidangan, laporan-laporan akademis,
surat-menyurat, jurnal ilmiah maupun catatan-catatan harian), yang diajukan
sebagai bukti atas sesuatu yang terjadi di ruang persidangan atau ruang kelas
atau kampus.
Masih menurut Coles, pada awal abad ke-19 (tahun 1802)
istilah dokumenter (documentary) yang merupakan kata sifat mulai muncul—sebagai
sebuah deskripsi tentang bukti, namun juga “berkenaan dengan, atau memanfaatkan
dokumentasi dalam lapangan sastra atau seni”. Hal ini lagi-lagi memperlihatkan
pertemuan antara yang faktual atau yang obyektif dengan yang imajinatif. Pada
abad ke-20 (tahun 1935) kata dokumenter sebagai kata benda mulai dikenal untuk
merujuk pada sebuah produk atau karya “presentasi dokumenter atas sebuah filem
atau novel”. Pada tahun 1940-an, orang-orang yang bekerja di bidang tersebut
dikenal dengan sebutan sebagai documentarian (1943) atau documentarist (1949).
Beberapa waktu sebelum kedua istilah itu dikenal masyarakat luas—dan
seolah-olah merupakan antisipasinya—kita menemukan bahwa documentarist
sesungguhnya sudah mulai dipakai di tahun 1939 untuk mendeskripsikan “tenaga
spesialis di bidang dokumentasi” alias orang-orang yang memajukan tradisi
pendokumentasian bergaya lama, sebagaimana diindikasikan melalui semakin
dikenalnya istilah dokumentasi (documentation). Dokumentasi ini sendiri adalah
sebuah istilah yang ditemukan pada akhir abad ke-19, persisnya di tahun 1884,
yang merujuk pada verifikasi historis dan substansiasi (substantiation).
Dokumenadalah benda – benda yang
bernilaiinformasisepertiberupalembarankertasbergambar, terukir, terpahat,
struturorganisasi, papan statistic, tatakerja, denahatumaketgedung,
papannamapejabatintidikantor.
Dukimenmerupakanwahanawadahpengetahuan,
karenadalamdokumendisimpanpengetahuan yang diperolehmanusiasertasegalasesuatu
yang diingatmanusia.
Dalamduniadokumentasi,
dokumenilmiahdibagimenjadi 3 jenisyaitu :dokumenprimer,dokumensekunder, dantersier.
Dokumenilmiahitusendirimerupakandokumen yang
memuatinformasiilmiahyaituinformasilogis yang diperolehdari proses kognitif
yang mencerminkanpendapat yang objektif.
Dalamberbagaibukuistilahdokumenseringdigantidenagnistilahliteratur,
karenaitupengertiandokumen primer samajugadenganlitertur primer.
1. Dokumen
Primer
Dokumen primer merupakandokumenasli yang disiapkanolehpengarang.Dengan kata
lain, dokumen primer adalahdokumen yang
berisiinformasihasilpenelitiandankajian yang dilakukansendiri, penelitianmengenaiaplikasisebuahteori abaru,
penjelasansebuahteori baru,
penjelasansebuahteoridalamsemuabidangilmupengetahuan.
Yang termasuk
dalam dokumen primer antara lain:
a.
Majalah ilmiah
Majalah merupakan dokumen penting. Majalah ilmiah memuat hasil penelitian
atau penjelasan sebuah teori atau penerapan dari sebuah teori. Isi majalah
ilmiah tergantung pada sifat masing-masing majalah, biasanya majalah ilmiah
diterbitkan oleh organisasi profesi, organisasi ilmiah, badan ilmiah, serta perhimpunan
teknik cenderung memuat hasil penelitian dasar serta aspek teknis sebuah
subjek.
b.
Laporan Penelitian
Adalah laporan mengenai penelitian dan pengembangan yang dilakukan oleh
ilmuwan perorangan, lembaga penelitian, perusahaan swasta maupun badan
pemerintah.
c.
Paten
Paten termasuk dokumen primer karena merupakan bukti pendaftaran
sebuah invensi baru atau penerapan baru sebuah gagasan ataupun penjelasan
sebuah alat baru.
d.
Disertasi
Adalah karya tulis yang diajukan untuk memperoleh
gelar doktor dari perguruan tinggi.
e.
Prosiding ( Proceeding )
f.
Pracetak ( Preprint )
g.
Lepas Cetak ( OffPrint )
h.
Dokumen Primer Internal, dsb
Karakteristik dokumen
primer:
a. Asli,
karena dokumen primer dikarang atau
ditulis langsung oleh penulisnya maka sifat dokumen primer asli,
b. Menampilkan pengetahuan baru
2. DokumenSekunder
Merupakandokumen yang mengacukedokumen primer.Dokumensekundertidakakanmungkinadabilamanatakadadokumen
primer karenaisidokumensekundermerupakanpemeriandokumen primer ataudeskripsidaninformasitentangdokumen
primer. Karenalazimnyamencangkupbukurujukanmakadokumensekunderseringkali di
sebutdokumenbibliografiatauterbitaninformasi,
karenaberisiinformasitentangdokumen lain.
Secaraumumdokumensekunderterbagiatas 3 kategoriyaitu :
· Dokumen
yang mengindeksbagianterpilihataubagiantertentu( bersifatselektif ) daridokumen
primer.
Dengancaramengindekssecaraterpilihinimakabantuandokumentasisekundersecarapemakaiperpustakaandapatmenemukanapaaja.
Dokumen yang pernah di terbitkanmengenaisebuahsubjek, di manalokasinya,
bagaimanacangkupannyaapakahbersifatretrospektifataumuktahir.
· Dokumen
yang berisisurveiatautinjauandaribagiantertentu yang terdapatpadadokumen
primer. Denganadanyaterbitansejenisinimakapemakaidapatmemperolehtinjauankepustakaanmengenaisuatusubjek,
latarbelakangsertaperkembangaannya yang mukthir.Dengankategoriinitermasuk“
review ” atautinjauan, tinjauanliteratur, analisisdokumen, surveidokumen,
monograf.
· Dokumen
yang berisisiinformasidandisajikansecarasingkat,
disusunsecarademikianrupasehinggamemudahkanpemakaiuntukmencariinformasi yang
diinginkan. Dokumeniniberisisifaktamengenaiberbagaihal, formula ataurumus.
Jenis – jenis Dokumen Sekunder :
a.
Ensiklopedia
Adalah sebuah
dokumen atau lebih yang memuat penjelasan atau informasi mengenai semua cabang
ilmu pengetahuan atau terbatas pada satu subyek saja lazimnya disusun menurut
abjad.
b.
Bibliografi
Adalah dokumen
yang berisi rujukan bibliografis pada dokumen primer atau sumber informasi lain
yang berhubungan sebuah subyek atau orang.
c.
Buku Panduan
Dikenal juga
dengan nama Handbook yaitu yang disusun untuk memudahkan pemakai dalam berbagai
bidang.
Karakteristik
dokumen sekunder:
a. Praktis,karena dokumen sekunder bersifat praktis maka pennguna
lebih memilih menngunakan dokumen sekunder,
b. Disusun secara sistematis,biasanya disusun secara alfabetis,
c. Rujukan,dokumen sekunder biasanya digunakan sebagai bahan rujukan.
3. DokumenTersier
Dokumentersierini di buatberdasarkandokumen primer
atausekunder.Dokumentersiermengumpulkan, menyarikan,
memindahkaninformasisemulauntukdiolah, kembalisesuaidengankebutuhanpublik.
Jenis – jenis
Dokumen tersier :
a)
Buku Ajar
b)
Adalah sebuah karya baku yang digunakan untuk
pendidikan dan pengajaran.
c)
Direktori
d)
Adalah sebuah senarai nama dan alamat orang,
organisasi, majalah, produsen, surat kabar
e)
Bibliografi dari Bibliografi
f)
Adalah daftar bibliografi, jadi sebuah terbitan yang
memuat bibliografi yang ada dalam satu atau banyak subyek
KEGIATAN ATAU
TUGAS DOKUMENTASI
1.
Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan
2.
Mencatat dokumen
3.
Mengolah dokumen
4.
Memproduksi dokumen
5.
Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen
6.
Menyimpan dan memelihara dokume
Tidak ada komentar:
Posting Komentar