Kebutuhan
pelanggan telah diuraikan pada sub kompetensi yang pertama , yaitu meliputi
kebutuhan terhadap produk barang dan produk jasa. Pada sub kompetensi yang kedua ini akan mempelajari tentang
kebutuhan pelanggan diitinjau dari segi kualitas produk, dan cara cara
mengidentifikasinya. Identifikasi kebutuhan pelanggan sangat perlu dilaksanakan
oleh seorang pengusaha untuk menentukan barang atau jasa yang diperlukan
pelanggan dan pelayanan yang akan dilaksanakan.
a. Informasi Kualitas Produk
Kalau berebicara mengenai
‘’mutu’’, kita cenderung berpikir tentang mutu produk. Hal ini tentunya kurang
tepat sebab dalam kegiatan suatu lembaga terdapat tifa komponen penting, yaitu
perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia. Ketiga hal tersebut tidak
dapat dipisahkan unuk menghasilkanproduk yang bermutu.
Mutu adalah kecocokan untuk
digunakan, pengertian ini memeberikan suatu label yang singkat dan mendalam,
tetapi tidak memberikan kedalaman yang diperlukan oleh manajer guna memilh
tindakan. Definisi mutu mencakupkata penting tertentu yang juga membutuhkan
definisi. Menurut JM. Juran, dalam buku
Merancang Mutu (1995), mutu mepunyai dua
arti yang penting, yaitu keistimewaan produk dan bebas defisiensi.
Semakin baik keistimewaan
produk, semakin tinggi mutunya. Keistimewaan produk berdampak pada pelanggan
sehingga mutu yang lebih tinggi biasanya biayanya lebih tinggi. Di mata
pelanggan, semakin sedikit defisiensi, semakin tinggi mutunya. Untuk jenis mutu
ini, mutu yang lebih tinggi biasanya biayanya lebih rendah. Dari dua pengertian
mutu diatas, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan mutu adalah
“kecocokan penggunaan”.
Arti dasar mutu
Keistimewaan Produk
|
Bebas Defisiensi
|
Mutu yang lebih tinggi memungkinkan
Perusahaan untuk
1. Meningkatkan kepuasan pelanggan,
2. Bisa menjual produk,
3. Memenangkan persaingan,
4. Meningkatkan pangsa pasar,
5. Memperoleh pemasukan dari penjualan,
6. Menjamin harga,
7. Memberikan dampak yang bagus terutama terhadap penjualan, dan
8. Membutuhkan biaya yang lebih banyak
|
Mutu yang lebig tinggi memungkinkan perusahaan untuk
1. Mengurangi tingkat
kesalahan,
2. Mengurangi pengerjaan ulang dan pemborosan,
3. Mengurangi kegagalan lapangan, tuntutan jaminan,
4. Mengurangi kekecewaan pelanggan,
5. Mengurangi keharusan memeriksa dan menguji ,
6. Memendekkan waktu guna melemparkan produk ke pasar,
7. Meningkatkan hasil/kapasitas
8. Meningkatkan kinerja pengiriman,
9. Mengurangi dampak utama pada biaya, dan
10. Mengurangi biaya.
|
Definisi
Mutu (bahan yang umum)
Mutu
|
Secara luas
diperdebatkan
|
Secara luas tidak tercakup
|
1.
Mutu Jasa
-Keistimewaan
-Kinerja
-Daya saring
-Kecepatan
-Keramahan
-Kemampuan proses
-Bebas dari cacat
-Prosedur
-Kesesuaian dengan standar
|
-Proses internal
(recruitment,
Penyiapan
gaji)
-Waktu siklus
-Ketepatan
-Bebas dari cacat
-Keamanan tempat kerja
|
-Harga
-Biaya ( selain akibat
Defisiensi )
-Kemangkiran karyawan
-Tanggung jawab sosial
terhadap
karyawan,
masyarakat
(lingkungan)
|
2.
Mutu Barang
-Keistimewaan
-Kinerja
-Daya saing
-Keramahan
-Keamanan produk
-Bebas dari kegagalan lapangan
-Keandalan
-Kemudahan dirawat
-Kemudahan suku cadang
-Ketahanlamaan
-Daya tarik estetika
-Kemampuan proses
-Hasil proses
-Biaya akibat mutu jelek
Kesesuaian terhadap spesifikasi, standar, dan prosedur.
|
Tidak seperti
halnya pada jasa
|
Tidak seperti halnya pada jasa
|
Untuk dapat menerapkan definisi yang
dimaksud, sebelumnya ada beberapa pertanyaan yang harus dijawab terlebih
dahulu.
1)
Siapa
pelanggan kita, apa yang mereka butuhkan, dan apa pelanggan kita sudah merasa
puas dengan produk dan pelayanan perusahaan kita?
2)
Apakah
produk yang kita hasilkan terjual seluruhnya atau tidak, jika tidak mengapa?
3)
Siapa
saja pesaing kita dan bagaimana mengadapinya?
4)
Apakah
kinerja karyawan sudah sedikit/tidak ada kesalahannya?
5)
Apakah
masih sering melaksanakan kerja ulang karena banyak kesalahan?
6)
Keidakpuasan
pelanggan apakah sudah berkurang?
7)
Apakah
pekerjaan karyawan harus selalu dicek karena tidak pernah benar atau kurang
tepat?
8)
Apakah
pekerjaan yang dilaksanakan selsai tepat waktu sesuai perencanaan?
9)
Sudahkah
prestasi kita meningkat?
Apabila dikaji, pertanyaan-pertanyaan
tersebut dapat dijadikan sebagai alat kontrol kita dalam melaksanakan tugas dan
fungsi serta peranan masing-masing karyawan di perusahaan.
Pengelolaan mutu dilakukan
melalui penggunaan tiga proses manajemen yang sama, yaitu perencanaan,
pengendalian, dan peningkatan.
1)
Perencanaan
mutu
Perencanaan
mutu ialah aktivitas pengembangan produk dan proses yang dibutuhkan untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan. Perencanaan ini melibatkan serangkaian langkah
universal sebagai berikut;
a.
menentukan
siapa pelanggannya
b.
menentukan
kebutuhan pealnggan itu
c.
mengembangkan
keistimewaan produk yang menanggapi kebutuhan pelanggan
d.
mengembangkan
proses yang dapat menghasilkan keistimewaan produk itu
e.
mentransfer
rencana yang dihasilkan ke dalam tenaga operasi.
2)
Pengendalian
mutu
Pengendalian
mutu merupakan proses yang terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut;
a.
mengevaluasi
kinerja mutu nyata
b.
membandingkankinerja
nyata dengan tujuan mutu
c.
bertindak
berdasarkan perbedaan.
3)
Peningkatan
mutu
Peningkatan
mutu merupakan proses yang berkaitan dengan cara-cara meningkatkan kinerja mutu
ke tingkat yang tidak pernah terjadi sebelumnya (terobosan). Metodologinya
terdiri atas serangkaian langkah universal sebagai berikut;
a.
membangun
prasarana yang dibutuhkan untuk menjamin peningkatan mutu tahunan
b.
mengenali
kebutuhan khusus untuk kepentingan proyek
c.
untuk
setiap proyek, bentuklah suatu tim proyek dengan tanggung jawab yang jelas
untuk membawa proyek meraih keberhasilan
d.
memberikan
sumberdaya, motivasi dan pelatihan yang dibutuhkan oleh tim untuk mendiagnosa
penyebabnya, merangsang penetapan cara penyembuhannya, dan menetapkan kendali
untuk mempertahankan perolehan.
b.Mengindentifikasi Kebutuhan
Pelanggan
Kebutuhan pelanggan dapat diidentifikasi
dengan menggunakan analisis SWOT, analisis SAP, dan analisis ETOP.
1. Analisis
SWOT ( Streigth, Weakness, Opportunities,
and Threat )
Analisis
SWOT ialah analisis dengan meneliti kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman
usaha. Untuk memudahkan proses analisis, beberapa pertanyaan berikut ini harus
dijawab.
a.
Kekuatan-kekuatan
apa yang dimiliki perusahaan dan bagaimana kita dapat memanfaatkan keuntungan
dari kekuatan yang kita miliki?
b.
Kelemahan-kelemahan
apa yang dimiliki perusahaan dan bagaimana meminimalkan pengaruh yang kuat dari
kelemahan itu?
c.
Ancaman
apa yang mungkin dapat mencegah kita untuk mengambil langkah ini?
(mempertimbangkan hambatan teknik, tanggapan persaingan, nilai-nilai masyarakat
dengan organisasi, dan sebagainya, dan hal ini tidak selalu sama dengan resiko)
d.
Setelah
mengidentifikasi setiap rintangan yang ada, apakah kita dapat mengatasi atau
ikut dalam lingkaran tersebut? (Hal ini akan membantu perusahaan dalam
mengembangkan rencana yang mungkin dapat dilaksanakan).
Contoh daftar isian analisis
SWOT
DAFTAR KEKUATAN
( S )
|
DAFTAR KELEMAHAN
( W )
|
DAFATR PELUANG
( O )
|
DAFTAR ANCAMAN
( T )
|
Bagaimana Anda dapat
memanfaatkan kekuatan ini dengan baik?
|
Bagaimana Anda dapat
meminimalkan pengaruh kuat atau impact dari
kelemahan ini?
|
Bagaimana Anda dapat
memanfaatkan peluan ini dengan sebaik-baiknya?
|
Bagaimana anda
mengadapi setiap ancaman yang telah diidentifikasikan?
|
Contoh analisis peluang bisnis
berdasarkan wilayah
PROGRAM
|
KLASIFIKASI
KOTA
|
STUDI
|
MAJU/BESAR
|
SEDANG
|
KECIL
|
Sekretaris
|
1. Percetakan
|
1. Kursus Mengetik
|
1.
Kursus Mengetik
|
2. Fotokopi
|
2. Pos dan Giro
|
2. Jasa Pengetikan
|
3. Wartel
|
3. Wartel
|
|
4. Kursus Mengetik
|
4. Percetakan
|
|
Akuntansi
|
|
5. Kursus Komputer
|
|
5. Kursus Komputer
|
6. Kursus Akuntansi
|
3. Kursus Akuntansi
|
6. Kursus Akuntansi
|
7. Asuransi
|
4. Kursus Komputer
|
|
8. Perpajakan
|
|
Perbankan
|
7. Bank Mini
|
9. Bank Mini
|
5. Bank Mini
|
Manajemen
|
8. Toko
|
10. Toko
|
6. Toko
|
Bisnis
|
11. Tenaga Pemasaran
|
Usaha
|
9. Tour & Travel
|
|
7. Kursus Bahasa
|
Perjalanan
|
10. Kursus Bahasa Inggris
|
12. Kursus Bahasa Asing
|
Inggris
|
Wisata
|
11. Kursus UPW
|
13. Kursus UPW
|
|
|
12. Kursus Bahasa Asing
|
|
|
Koperasi
|
13. Kantin/Cafetaria
|
14. Kantin/Cafetaria
|
8. Kantin/Cafetaria
|
Contoh
analisis peluang bisnis berdasarkan potensi wilayah
PROGRAM
|
KLASIFIKASI
WILAYAH
|
STUDI
|
Industri
|
Pertanian
|
Pendidikan
|
Pariwisata
|
Nelayan
|
Perdagangan
|
Sekteratis
|
1. Percetakan
|
1. Kursus
|
1. Kursus
|
1. Kursus
|
1. Kursus
|
1. Percetakan
|
2. Fotokopi
|
Mengetik
|
Mengetik
|
Mengetik
|
Mengetik
|
2. Fotokopi
|
3. Wartel
|
|
|
2. Asuransi
|
|
3. Wartel
|
4. Kursus
|
|
|
|
|
4. Kursus
|
Mengetik
|
|
|
|
|
Mengetik
|
5. Pos dan Giro
|
|
|
|
|
5. Pos dan Giro
|
|
|
|
|
|
|
|
Akuntansi
|
6. Kursus
|
2. Kursus
|
2. Kursus
|
3. Kursus
|
2. Kursus
|
6. Kursus
|
Komputer
|
Komputer
|
Komputer
|
Komputer
|
Komputer
|
Komputer
|
7. Kursus
|
3. Kursus
|
3. Kursus
|
4. Kursus
|
|
7. Kursus
|
Akuntansi
|
Akuntansi
|
Akuntansi
|
Akuntansi
|
|
Akuntansi
|
|
|
|
|
|
|
|
Perbankan
|
8. Bank Mini
|
4. Bank Mini
|
4. Bank Mini
|
5. Bank Mini
|
|
Bank Mini
|
|
|
|
|
|
|
|
Manajemen
|
9. Toko
|
5. Toko
|
5. Toko
|
6. Toko
|
3. Toko
|
9. Toko
|
Bisnis
|
10. Tenaga
|
|
|
|
|
10. Tenaga
|
|
Pemasaran
|
|
|
|
|
Pemasaran
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Usaha
|
|
|
|
7. Guilding
|
|
|
Perjalanan
|
|
|
|
|
|
|
Wisata
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Koperasi
|
11. Kantin/
|
6. Kantin/
|
6. Kantin/
|
8. Kantin/
|
4. Kantin/
|
11. Kantin/
|
|
Cafetaria
|
Cafetaria
|
Cafetaria
|
Cafetaria
|
Cafetaria
|
Cafetaria
|
|
12. Penyewaan
|
|
|
|
5. Penyewaan
|
12. Penyewaan
|
|
Fasilitas
|
|
|
|
Fasilitas
|
Fasilitas
|
2.
Analisi SAP ( Strategic
Advantaged profile)
Strategic Advantaged Profile (SAP)
|
Kekuatan (Strengths)
|
Kelemahan (Waksness)
|
Aspek Operasi
1.
Pemasaran
2.
Produksi
3.
Sumber Daya Manusia
4.
Keuangan
5.
Administrasi/Akuntansi
Aspek Manajerial
1.
Perencanaan (Planning)
2.
Pengorganisasian (Organizing)
3.
Koordinasi (Coordination)
4.
Pengarahan (Direction)
5.
Pengendalian (Controlling)
|
V
V
V
V
V
V
|
V
V
V
V
|
3. Analisis ETOP ( Environmental
Threat and Opportunity Profile)
Environmental Threat and
Oppurtunity Profile (ETOP)
|
Mendukung
|
Tidak Mendukung
|
Lingkungan Eksternal:
1.
Posis
pesaing
2.
Masyarakat
dan pelanggan
3.
Kondisi
ekonomi
4.
Pemerintah
5.
Sosial
Budaya
6.
Teknologi
|
V
V
V
V
|
V
V
|
2.3 Melayani Pelanggan
Pelanggan datang ke toko Anda karena suatu
alasan. Kadang mereka tidak jelas akankebutuhannya. Pada prinsipnya sama,
apakah kita menjual sistem komputer atau pakaian. Ketika Anda berhubungan
denganpelanggan, tugas Anda adalah untuk mengungkap kebutuhanmereka.
Ketika
Anda mendapatkan perhatian prospek ini adalah saatnya untuk mengetahui kebutuhan dan keinginannya. Orang membeli untuk
alasan yang berbeda, dan mereka termotivasi untuk membeli karena kebutuhan dan keinginan individu. Tenaga penjual
yang baik akan menyempatkan untuk meyakinkan pelanggan agar bisa mengungkap kebutuhan dan keinginannya, ini merupakan teknik
dasar dari proses penjualan. Begitu kebutuhan dan keinginan pelanggan didapat, tanyakan pada diri Anda
pertanyaan berikut — “apa yang dapat saya lakukan
untukpelanggan ini?” Kemudian kerahkan kemampuan Anda untuk
memberikan produk atau jasa yang tepat.
Perhatikan
minat pelanggan
Bakat utama seorang tenaga
penjual yang sigap adalah kemampuan untuk mengungkap kebutuhan pelanggan yang sebenarnya. Ini biasa dikenal
sebagai naluri tenaga penjual – yakni kemampuan yang dapat membuka jalan menuju
rangsangan dan minat pelanggan.
Customer bisa jadi membeli mesin pemotong rumput, tetapi apa yang dia inginkan
adalah untuk mengurangi tenaga kerja memotong rumput di halaman rumahnya, atau
mungkin dia ingin membuat sebuah taman. Keduanya adalah kebutuhan nyata – dan mesin pemotong rumput
adalah solusi akan kebutuhannya.
Kuncinya
ada pada mata… Pelajari ekspresi wajah
Perhatikanlah ekspresi wajah.
Ketika Anda menyarankan produk, pelanggan yang mengerutkan dahi tidak berpikir
untuk membeli. Ini adalah sinyal yang jelas bahwa Anda perlu untuk melakukan
pendekatan lain.
Dengarkan
dengan cermat dan penuh perhatian
Dengarkan dengan cermat apa
yang pelanggan katakan. Perhatikan kata-kata yang
menyiratkan kebutuhan dan keinginannya. Pusatkan perhatian
padapelanggan – jangan biarkan
pikiran Anda melantur. Jika Anda melewatkan satu detail penting kebutuhan pelanggan, bisa jadi Anda kehilangan
peluang menjual atau bahkan malah menciptakan pelanggan yang tidak puas.
Ajukan
pertanyaan mendalam
Ajukan
pertanyaan. Arahkan pelanggan untuk mendiskusikan kebutuhan dan keinginannya yang berhubungan
dengan produk yang Anda jual. Hindari mengajukan pertanyaan yang dapat dijawab
dengan ya atau tidak karenapelanggan tidak
akan memberikan informasi yang cukup untuk Anda gunakan sebagai strategi
menjual. Kita bisa gunakan cara ini lebih jauh
dengan catatan bahwa setiap informasi yang didapat akan memberitahu kita dengan
siapa kita berhubungan.